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지난 주 킨텍스에서 열렸던 ‘MBC건축박람회 2020’은 전시 내용보다 행사 자체가 뉴스나 화제가 되었다. 지금처럼 엄중한 ‘코로나 시국’에도 불구하고 많게는 10만여 명 이상의 관람객이 운집하는 대형 전시행사가 오프라인 공간에서 열렸기 때문이다. 그러나 이번 박람회는 극히 예외적인 사례일뿐이다. 현재 국내외의 모든 대규모 행사나 컨퍼런스, 이벤트는 취소되거나, 열리더라도 온라인 공간으로 대체하곤 한다. 이런 추세가 계속되면서 최근엔 이른바 ‘가상 컨퍼런스 성공 비결’이 산업계에서 논의가 되고 있다. 어떻게 하면 오프라인 행사를 취소하지 않고도 어떻게 하면 온라인이나 가상공간에서 그 못지않게 성공을 거둘 수 있느냐 하는 것이다.

콘텐츠와 데이터의 적절한 안배 필요
최근 국내외 ICT전문가들이나 컨퍼런스 관련 업계에선 각자의 경험이나 시각에 따라 다양한 ‘성공 비결’이 소개되고 있다. 지엽적인 방법론은 다르지만, 대체로 콘텐츠와 커뮤니케이션, 데이터 등을 최대한 효율적으로 작동하게 하는 것이 중요하다는게 전문가들의 견해다. 이에 따르면 흔히 온라인 행사에서 그렇듯이 단순히 카메라를 발표자에게 고정하고 녹화 버튼을 누르는 것만으로 행사의 성공을 보장할 수는 없다.
우선 오프라인의 콘텐츠가 온라인에서도 그대로 설득력있게 전파될 것인가를 고민해야 한다. 온라인 진행을 위한 전화기나 랩톱의 스크린에선 실제 신체로 접촉하는 오프라인 공간의 콘텐츠가 효과적으로 전달될 수 없는 경우도 많다. 또 사람들을 일정한 공간에 모아놓고 온종일 진행되는 현실 컨퍼런스 행사처럼 사람들이 집중하지도 않을 것이란 지적이다. 
그래서 최근 온라인 이벤트 컨설턴트들은 행사 세션들을 작은 크기의 콘텐츠로 분리하는 방식을 많이 구사하고 있는 것으로 알려졌다. 실제로 이 방식을 통해 상당한 효과를 거두는 경우가 많다.

‘일방적 프레젠테이션보다 쌍방향의 라이브’
물론 긴 회의나 행사 시간이 불가능한 것만은 아니다. 다만 시청자의 관심을 어떻게 유지할 것인가가 중요하다. 예를 들어 1인 프레젠테이션 위주가 아니라, 패널 회의나 채팅 쇼로 형식을 변경한다면 시청자 경험을 향상할 수 있다. 2인 또는 그 이상의 화자가 상호작용한다면 시청자가 좀더 몰입할 수 있고, 더 짧은 시간에 더 많은 주제를 다룰 수도 있다. 
다수의 시청자에게 일방적으로 콘텐츠를 전달하려고 할 경우 웹 세미나는 실패하기 쉽다. 성공적인 행사가 되기 위해선 일방적인 프레젠테이션보다 대화 형식이 낫다.
웹 세미나(웨비나) 플랫폼은 다양한 참여 툴이 필요하다. 예를 들어 라이브 여론 조사라든지, Q&A 워크플로우 등이다. 이는 참여도를 높일 수 있고, 발표자나 주최자에게 실시간 피드백을 제공할 수 있다. 인터랙티브 형식도 시청자 경험에 집중케 함으로써 참여 수준이 높을 것으로 기대된다. 또 시청자가 많은 행사의 경우 전문 프로듀서가 상호작용을 관리하고, 발표자나 패널 위원에게 제출된 질문을 정리해 이들이 콘텐츠와 답변에 집중하도록 하는 것 역시 괜찮은 방법으로 권장되고 있다. 

온디맨드 콘텐츠엔 챕터나 섹션 분리가 적합
챕터를 분리하는 것도 중요하다. 즉 참석자 소개나 서론에서부터 모든 순서가 죽 이어지는 방식이 아니라, 중요한 부분만 소개하는 것이다. 특히 온라인 세계에서는 필수적이다. 전문가들에 통계에 의하면 온디맨드 콘텐츠의 평균 시청 시간은 40분 정도고, 라이브 콘텐츠는 55분이다. 사람들은 ‘재미있는 부분’으로 빨리 가기를 하고 싶어 한다. 따라서 콘텐츠를 분리하고, 불필요한 부분만 잘라내는 방식이 좋다는 주문이다. 
팟캐스트 등 다른 방식을 병행하는 것도 권장되고 있다. 컨퍼런스 프로듀서는 발표 내용이 시청자의 관심을 받도록 하는 데 많은 시간을 소비하지만, 간혹 알 수 없는 이유로 오디오 흐름이 끊기는 경우가 있다. 가상 행사에서 오디오는 결정적이다. 왜곡되거나, 알아듣기 어렵거나, 불량한 오디오는 참여도를 급속도로 떨어뜨린다. 또 가상 참석자는 다른 업무를 하는 중이거나 한눈을 팔 확률이 높아진다.
그러므로 굳이 눈으로 보여줄 필요가 있는 내용 말고는 오디오 전용 형식으로도 전달될 수 있는 프리젠테이션도 겸하는게 좋다. 이는 팟캐스트로도 재구성될 수 있고, 그럴 경우 유포 수단이 늘어난다. 

이벤트 종료 후에도 실시간 소통 채널 필요
온라인 가상 행사의 경우 콘텐츠의 목표가 이벤트 종료 후에도 오래 지속될 수 밖에 없다.  그러므로 시청자의 참여 방식을 모니터링할 수 있도록 자원을 할당하는 것이 중요하다. 온디맨드 콘텐츠는 라이브 세션 중에 상호 작용이 잘 안 이뤄지는게 보통이지만, 콘텐츠 자체는 여전히 질문을 유발할 수 있다. 공개적으로 질문할 기회를 열어 두어야 하고, 질문을 모니터링하고 응답하는 전담 인력이 있어야 한다. 
또 이벤트의 온디맨드 버전은 실제 열리는 행사처럼 활기차고 역동적인 공간이어야 한다. 활력 없고, 무미건조한 콘텐츠 박물관이어서는 안 된다. 
모든 디지털 툴이 그렇듯이 온라인 컨퍼런스 플랫폼은 이용자 행동을 측정할 수 있는 다양한 수단을 제공한다. 그리고 컨퍼런스 평가 서식과 달리 이들 측정 자료는 실시간으로 이용할 수 있다. 이를 참석자의 로그인 정보와 대조한다면 이들의 행동과 관심을 정확히 파악할 수 있다. 그래서 “한 사람의 시청 시간, 이들이 참여한 회의, 이들의 질문과 이들이 남긴 댓글은 참여와 관심에 대한 강력한 지표가 될 수 있어 특히 유용할 것”이라는게 전문가들의 조언이다.

류정희 기자